Bloquea · Guía
Time blocking: organiza tu día por bloques y ajusta lo que cambia.
El time blocking es organizar el día en bloques: a cada cosa le das una hora para empezar y un tiempo. En vez de una lista de tareas, tienes un horario.
Hacer el plan es fácil. Lo difícil llega cuando el día no sale como lo pensaste.
Sin tarjeta. Preparas tu día y ves cómo queda antes de pagar.
Ejemplo · el martes, antes de empezar
Sin empezar
Correo y mensajesMañana09:00–13:00
Tarde16:00–18:15
Un bloque es un rato para una sola cosa.
Es como el horario del colegio: a primera hora, una cosa; después, otra. Cada cosa tiene su hora y su rato, y no se mezclan.
Una lista de tareas te dice qué hacer. Un día por bloques te dice también cuándo hacerlo y si te da tiempo.
Eso te ayuda a elegir. Si tus tareas suman once horas y tu día tiene ocho, lo ves antes de empezar, y no a las siete de la tarde.
Para quién sirve, y para quién no.
Te sirve si…
- Decides tú en qué orden trabajas.
- Tienes trabajo que necesita un rato seguido: escribir, diseñar, preparar una propuesta.
- Tu día mezcla tareas largas con llamadas, mensajes y papeleo.
No te sirve si…
- Tu horario lo decide otra persona.
- Necesitas organizar a un equipo o llevar proyectos con más gente.
- Te basta con una lista de tareas sin horas.
Un día real, hora a hora.
Una diseñadora autónoma, un martes en que trabaja de mañana y de tarde. Fíjate en tres cosas:
- Lo largo va primero. La propuesta ocupa hora y media, antes de que empiecen las llamadas y los correos.
- Lo parecido va junto. Todas las llamadas, en un bloque. El correo, en dos ratos, y no a cada momento.
- Cada parte del día empieza a su hora. Si la mañana se alarga, la tarde no se mueve.
Ejemplo · el martes de siempre, en Horario tipo
Mañana · desde las 09:004 h
Tarde · desde las 16:002 h
Cómo hacer time blocking a mano.
Marca las horas que trabajas de verdad
Las reales, no las ideales. Si paras a comer de 13:00 a 16:00, tu día tiene dos partes y cada una empieza a su hora.
Pon primero lo que necesita tiempo seguido
Lo que te pide concentrarte va a la hora en que menos te interrumpen. Para mucha gente, a primera hora.
Junta lo pequeño
Correos, mensajes, llamadas y papeleo, juntos en uno o dos bloques. Así, en vez de veinte interrupciones sueltas, tienes dos ratos para todo eso.
Dale a cada bloque el tiempo que necesita de verdad
Si no sabes cuánto tardas en algo, apunta lo que tardaste la última vez.
Suma antes de empezar
Si los bloques no caben en tus horas, decide ahora qué dejas para otro día. A las siete de la tarde ya es tarde para elegir.
Al terminar, mira qué ha pasado
Qué hiciste, qué no y cuánto tardaste de verdad. Así el plan de mañana se parecerá más a lo que pase.
Si prefieres empezar en papel, tienes una plantilla de time blocking para imprimir, sin registrarte.
El problema: el día casi nunca sale como el plan.
Te llaman, una tarea tarda más de lo que pensabas o te piden algo urgente. Un plan en papel, o un calendario, no se entera: lo que viene después sigue con su hora de antes.
Entonces suele pasar una de estas tres cosas:
- Dejas el plan y vas improvisando el resto del día.
- Lo rehaces a mano, tachando y cambiando horas, varias veces al día.
- Sigues con el plan de antes y todo va con retraso, sin saber cuánto.
Casi todos los métodos acaban cuando haces el plan. Pero el día sigue.
Cuando algo dura más de lo previsto.
El mismo martes. La propuesta se complica y acaba a las 11:20 en vez de a las 10:50. Lo que viene después dura lo mismo, pero empieza más tarde.
Lo previsto
Sin empezar
Correo y mensajesMañana09:00–13:00
Tarde16:00–18:15
Lo que pasa · 11:20
En curso
Llamadas a clientesMañana09:00–13:30
Tarde16:00–18:15
A las 11:20 toca elegir: ¿acabas a las 13:30, dedicas menos tiempo a las facturas o las pasas a la tarde? Cualquiera vale. Lo importante es elegir viendo las horas nuevas.
Organiza tu día. Ajusta lo que cambia. Mira lo que has hecho.
- Bloquea
- Haz
- Reajusta
- Prepara
- Cierra
Bloquea. Preparas una vez tu semana de siempre, en Horario tipo, y cada día empieza ya montado. Dentro de cada bloque apuntas tus tareas y les pones importancia: alta, media o baja.
Haz. Empiezas un bloque y lo marcas como hecho al acabar. Si se pasa de tiempo, lo ves: «acabarás 10 min más tarde».
Reajusta. Blokked cuenta lo que dura de verdad cada bloque, así que lo que viene después se desplaza solo. Si te llaman o te escriben mientras trabajas, lo apuntas en un Hueco: un rato que guardas para esas interrupciones. Te recomendamos uno de al menos 5 a 10 minutos por cada 45 a 60 minutos de bloques. Si tienes una cita a una hora fija, la marcas así al añadirla, y lo que haya antes se acorta para que llegues.
Prepara y cierra. Si quieres, el último bloque es para preparar mañana: 15 minutos, o los que elijas. Abres el día siguiente y apuntas lo nuevo que ya sabes. Lo que no terminas pasa solo. Al cerrar el día ves cuántos bloques hiciste y cuántas tareas quedan, y ese día se suma a Progreso.
Más detalle en el planificador diario y en cómo organiza su día un autónomo.
Preguntas frecuentes sobre time blocking.
¿Qué diferencia hay entre time blocking y timeboxing?
Casi siempre se usan como si fueran lo mismo. Si hay que separarlos: el time blocking guarda un rato del día para algo, y el timeboxing pone un tiempo máximo a una tarea. Cuando se acaba el tiempo, paras.
¿Es lo mismo que la técnica Pomodoro?
No. La técnica Pomodoro va alternando ratos cortos de trabajo y de descanso, normalmente de 25 y 5 minutos. El time blocking organiza el día entero. Puedes usar pomodoros dentro de un bloque.
¿Cuánto debe durar un bloque?
Lo que dure la tarea. Si son muy cortos, el plan se convierte en una lista con horas. Si son muy largos, esconden varias tareas dentro. Para empezar, entre 30 y 90 minutos.
¿Qué hago si no cumplo el plan?
Mira qué se alargó y cambia lo que queda. El plan era un cálculo, no un examen. Con los días, verás cuánto tardas de verdad en cada cosa.
¿Se puede hacer time blocking con Google Calendar?
Sí: cada bloque es un evento. El problema es que los eventos no se mueven solos. Si algo se alarga, tienes que cambiar a mano las horas de todo lo que viene después.
Organiza tu día por bloques y deja que las horas cambien solas.
Sin tarjeta: preparas tu día y ves cómo queda antes de pagar. Después, 3,99 € + IVA al mes; el primer mes, 1,99 € + IVA.